W ostatnim czasie, zwłaszcza po wejściu w życie przepisów tzw. Polskiego Ładu zaobserwować można wzmożony wzrost zainteresowania przekształcaniem przedsiębiorstw jednoosobowych w spółki prawa handlowego, w szczególności spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Taka forma prowadzenia działalności gospodarczej jest nie tylko popularna (w Polsce obecnie zarejestrowanych jest ponad 400 tyś spółek z ograniczoną odpowiedzialnością) ale także gwarantującą bezpieczeństwo wspólników i relatywnie nieskomplikowaną w prowadzeniu.

Wszystko to powoduje, że coraz częściej pojawiają się zapytania o procedurę przekształcenia jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Opracowanie, które oddajemy w Państwa ręce ma odpowiedzieć na podstawowe pytania związane z przekształceniem. Mamy nadzieję, że okaże się ono dla Państwa pomocne w podejmowaniu istotnych decyzji biznesowych.

 

 

Całość opracowania (część 1 i 2) mogą znaleźć Państwo w dziale "Publikacje do pobrania"

Link bezpośredni do opracowania:

(kliknij w ikonę ebooka)

1.WSTĘP

W ciągu ostatnich ponad 30 lat gospodarki wolnorynkowej w Polsce zaszło wiele przemian, dynamicznie kształtowały się rzeczywistość gospodarcza i otoczenie prawno-podatkowe przedsiębiorców. Jak pokazują statystyki w Polsce działa około 2 miliony przedsiębiorców jednoosobowych, co stanowi blisko 80% wszystkich przedsiębiorców. Firmy te nierzadko zakładano w latach 90-tych, rozwijały się one, nieraz przekształcając się w sporej wielkości i wartości przedsiębiorstwa. Przed właścicielami tych przedsiębiorstw stoją obecnie duże wyzwania. Z jednej strony wciąż rosnąca presja fiskalna zmusza do poszukiwania racjonalnych sposobów prowadzenia działalności gospodarczej, z drugiej zaś nieunikniona zmiana pokoleniowa na stanowiskach osób zarządzających rodzinnymi firmami zmusza do ponownego przemyślenia formy, w której działa przedsiębiorstwo.

2.POWODY PRZEKSZTAŁCENIA I JEGO KORZYŚCI

2.1. INFORMACJE WSTĘPNE

Należy powiedzieć jasno, że nie każda jednoosobowa działalność powinna być przekształcana w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Zwykle przekształceniu podlegają działalności, które osiągnęły znaczący stopień rozwoju oraz wysoki poziom obrotów. W takich przypadkach najczęściej właściciele firm zaczynają myśleć o limitowaniu swojej odpowiedzialności z majątku prywatnego a także o korzystniejszym rozliczaniu prowadzonej działalności. Nie bez znaczenia są również kwestie osobowe i płynne następstwo prawne (również na gruncie prawa administracyjnego czy podatkowego).

Przekształcenie jednoosobowego przedsiębiorcy (pojęcie to jest nieco niefortunne, ponieważ nie przekształcamy osoby fizycznej w spółkę a jedynie jej prowadzone przez nią przedsiębiorstwo) jak już wspomniano, jest korzystne przede wszystkim dla większych podmiotów, prowadzących bardziej rozbudowaną działalność. Często są to rodzinne firmy, które przez lata odniosły sukces, stopniowo powiększały rozmiar obrotów, majątek, uzyskiwały dochodowe kontrakty i zatrudniły większą grupę pracowników. Z punktu widzenia tak prowadzonej działalności przekształcenie w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest korzystniejsze z powodu automatycznego wejścia spółki w prawa i obowiązki przedsiębiorcy jednoosobowego. O zasadzie kontynuacji znajdą Państwo więcej informacji w rozdziale 5 opracowania.

Dla mniejszych przedsiębiorców, prowadzących ograniczoną działalność gospodarczą zwykle atrakcyjniejsze jest utworzenie nowego podmiotu (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) i wyposażenie jej w odrębny majątek. Takie działanie nie wiąże się jednak z pełną kontynuacją działalności i wejściem w prawa i obowiązki przedsiębiorcy. Może to mieć znaczenie w przypadku np. realizowanych umów, uzyskanych koncesji czy zezwoleń, które nie zostaną w takim przypadku „przeniesione” na nowo tworzony podmiot.

2.2. MOŻLIWOŚĆ OGRANICZENIA ODPOWIEDZIALNOŚCI OSOBISTEJ

W wielu przypadkach przekształcenie jest działaniem rozsądnym i pożądanym, ponieważ przede wszystkim eliminuje ryzyko związane z nieograniczoną odpowiedzialnością osobistą właściciela przedsiębiorstwa jednoosobowego. Wyjątkiem od tej zasady jest jedynie okres solidarnej, czasowej współodpowiedzialności byłego przedsiębiorcy i spółki, następujący po przekształceniu (więcej informacji na temat w rozdziale 5.2.1).

Działalność gospodarcza, prowadzona w formie jednoosobowej działalności wpisanej do CEIDG wiąże się z nieograniczoną odpowiedzialnością osobistą i to całym majątkiem przedsiębiorcy. Z tego właśnie powodu wielu przedsiębiorców rozważa utworzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub też właśnie przekształcenie przedsiębiorcy bezpośrednio w taką spółkę.

2.3. MOŻLIWOŚĆ POZYSKANIA INWESTORA

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą nierzadko nadarza się okazja pozyskania dodatkowych środków, dzięki którym możliwy będzie dalszy rozwój przedsiębiorstwa. W niektórych przypadkach inwestor, który mógłby wnieść do wspólnego interesu środki pieniężne i know-how będzie zainteresowany pozyskaniem w zamian części udziałów w przedsiębiorstwie, co przy jednoosobowej działalności gospodarczej nie będzie możliwe.

2.4. MOŻLIWOŚĆ POZYSKANIA DOŚWIADCZONYCH WSPÓLNIKÓW

W niektórych przypadkach przedsiębiorstw, zdarza się, że niektórzy pracownicy stają się z czasem niezwykle cenni i ich odejście może spowodować długofalowe, negatywne skutki dla biznesu. W takich sytuacjach czasem przedsiębiorcy decydują się na „dokooptowanie” takiego współpracownika jako wspólnika, którego już znają i któremu ufają. Taki wspólnik może zostać nagrodzony pakietem udziałów, które będą z pewnością pozytywnie wiązały go z dalszymi losami firmy.

Spółka cywilna, która umożliwia wspólne działanie przedsiębiorcom może służyć podobnym celom, jednak jest jednym z najbardziej niebezpiecznych rozwiązań w zakresie odpowiedzialności za zobowiązania innych wspólników.

2.5. PODATKI I SKŁADKI

Jednym z powodów (choć nie wyłącznym) przekształcenia wielu przedsiębiorców jednoosobowych są kwestie podatkowe. Szczególnie interesująco wygląda tutaj możliwość ograniczenia wysokości składki zdrowotnej, która wskutek zmian w systemie podatkowym w 2022 r. jest niekorzystnie obliczana dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, którzy notują duże zyski. Jednym z efektów założenia spółki z o.o. jest możliwość opłacania preferencyjnej stawki ubezpieczenia zdrowotnego, przy zachowaniu pewnych zasad.

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. jest niewątpliwie procesem złożonym i planując przekształcenie należy każdorazowo gruntownie zbadać konsekwencje podatkowe tego działania, najlepiej angażując do tego wyspecjalizowany podmiot. W większości przypadków pomocne może być zaangażowanie w procedurę doradców podatkowych, którzy pomogą optymalnie zaplanować przekształcenie, jego proces i dalsze prowadzenie biznesu.

Trzeba pamiętać, że sama chęć odprowadzana niższych podatków nie może być samodzielną przyczyną przekształcenia ze względu na ryzyko zakwalifikowania takiej czynności jako niedozwolonego obejścia prawa podatkowego. 

3.KONTUNUACJA PRAW I OBOWIĄZKÓW PRZEDSIĘBIORCY JEDNOOSOBOWEGO

3.1. ZASADA KONTYNUACJI

Niewątpliwą zaletą przekształcania jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest zasada kontynuacji sytuacji prawnej przedsiębiorcy. Zgodnie bowiem z przepisami, spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego.

Zgodnie z art. 584² kodeksu spółek handlowych spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej.

Należy pamiętać, że w przypadku przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie dochodzi do pełnej tzw. sukcesji praw i obowiązków. Mówi się tu raczej o tzw. zasadzie ograniczonej kontynuacji. Nie dochodzi tu do charakterystycznego dla sukcesji następstwa prawnego, w efekcie, którego poprzednik przestaje istnieć. Osoba fizyczna przestaje jedynie być przedsiębiorcą i staje się wspólnikiem nowo powstałej spółki.

Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością powoduje przejście na spółkę praw i obowiązków, przysługiwały przedsiębiorcy, w szczególności prawa i obowiązki z umów, które zawarł przedsiębiorca jednoosobowy (np. umowy dystrybucyjne, umowy najmu lokalu, umowy leasingu, umowy kredytowe, pożyczki, własności składników majątku przedsiębiorcy).

Co istotne, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie stanie się właścicielem wszystkich praw i obowiązków osoby fizycznej a tylko tych, które są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jest to właśnie konsekwencja przyjętej zasady ograniczonej kontynuacji, która ma prowadzić do transformacji prowadzonego przedsiębiorstwa w spółkę. Poza zakresem przedsiębiorstwa są oczywiście składniki majątku i zobowiązania o charakterze prywatnym. Przyjęcie zasady pełnej kontynuacji powodowałoby, że do spółki przekształconej trafiłyby składniki zupełnie niezwiązane z prowadzonym biznesem.

W toku przekształcenia spółka z o.o. nie zostanie stroną umowy pożyczki, która udzielona została członkowi rodziny przez przedsiębiorcę jednoosobowego, jednak poza prowadzoną działalnością gospodarczą. Umowa taka nie była bowiem związana w prowadzonym biznesem.

3.2. PRZEKSZTAŁCENIE A NUMER NIP I REGON

W przypadku przekształcenia jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością spółka nie przejmie numeru NIP przedsiębiorcy jednoosobowego. W praktyce numer NIP zostanie nadany spółce z o.o. w trakcie procedury jej rejestracji Krajowym Rejestrze Sądowym. Nadanie numeru NIP następuje zwykle tego samego lub w ciągu następnych 2 dni (około) po rejestracji spółki. Jest to spowodowane względami technicznymi i współdziałaniem systemu KRS oraz identyfikacji podatników.

Nadanie nowego numeru NIP ma również znaczenie w przypadku posługiwania się przed przedsiębiorcę kasami fiskalnymi. Ze względów technicznych warto pamiętać o konieczności odpowiedniego przygotowania kas rejestrujących, ponieważ może się zdarzyć, że wskutek braku odpowiedniego planowania przedsiębiorca nie będzie mógł po dniu przekształcenia dokonywać sprzedaży.

W praktyce należy zwrócić uwagę, że konieczność uzyskania nowego numeru REGON może być jednym z bardziej problematycznych elementów w procedurze przekształcenia, dlatego też warto poinformować o tym aspekcie przekształcenia dział księgowości przedsiębiorcy jednoosobowego.

Podobnie również w przypadku numeru REGON jest on automatycznie nadawany nowo zarejestrowanej spółce z o.o. podczas jej wpisu do KRS – tym samym więc numer REGON przedsiębiorcy jednoosobowego nie jest przejmowany przez spółkę z o.o.

3.3. PRACOWNICY

Zgodnie z zasadą kontynuacji dotychczasowy pracodawca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) przestanie być w chwili przekształcenia pracodawcą pracowników zatrudnionych dotychczas w jego przedsiębiorstwie. Pracodawcą dla pracowników stanie się niejako automatycznie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jednym z zagadnień spornych, które pojawiają się w doktrynie prawa pracy, jest to, czy w przypadku przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością możemy mówić o przejęciu pracowników w rozumieniu art. 23¹ kodeksu pracy.

Przepis art. 23¹ k.p. jest istotny dla praw pracowników, ponieważ:

• nakłada na pracodawcę obowiązki o charakterze informacyjnym;
• daje pracownikom przejętym przez innego pracodawcę (tu: spółkę z o.o.) prawo do rozwiązania umów o pracę za 7 dniowym uprzedzeniem w ciągu 2 miesięcy licząc od dnia przejęcia (pojawia się potencjalne ryzyko utraty kadr),
• powstaje teoretyczne ryzyko wypłaty odpraw pracownikom, którzy rozwiązaliby umowy o pracę za 7 dniowym uprzedzeniem (w drodze tzw. fikcji prawnej takie rozwiązania umów o pracę traktowane są jak wypowiedzenia złożone przez pracodawcę);
• ustanawia zasadę, mówiącą, że za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy na innego pracodawcę, dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie.

Od czasu uchwalenia przepisów o przekształceniu przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę na poziomie przepisów nie doszło do jednoznacznego rozstrzygnięcia czy rzeczywiście przekształcenie może być traktowane jako przejście zakładu pracy na innego pracodawcę.

W braku przepisów istnieją dwa przeciwne poglądy na tę kwestię:

• przekształcenie nie powoduje zastosowania artykułu 23¹ kodeksu pracy. Zdaniem prezentujących ten pogląd nie dochodzi do przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, ponieważ pod względem prawnym spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest w rzeczywistości tym samym pracodawcą, jednak działającego pod inną formą prawną;
• Zwolennicy drugiego poglądu uważają, że mechanizm przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę zasadniczo różni się od mechanizmu sukcesji znanego z przekształceń spółek prawa handlowego, gdzie zasadniczo transfery pracowników nie występują. Podkreśla się również ochronną funkcję przepisu art. 23¹ p.

Niestety pomimo licznych głosów doktryny prawa pracy ustawodawca nie zdecydował się do dziś na jednoznaczne przesądzenie tej kwestii w przepisach. Obecnie przeważa pogląd, stwierdzający, że w toku przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę nie ma zastosowania art. 23¹ k.p.

Jako podstawę do niestosowania art. 23¹ k.p. wskazuje się m.in., że:

• przekształcenie przedsiębiorcy jednoosobowego jest procesem zmierzającym jedynie do zmiany formy prawnej, w oparciu o którą funkcjonuje pracodawca i jest to sytuacja zbliżona do sytuacji przekształcenia spółek prawa handlowego, gdzie art. 23¹p. co do zasady nie ma zastosowania;
• celem art. 23¹p. jest ochrona pracowników w procesach przejścia części lub całości zakładu pracy, który w prawie pracy ma swoją specyficzne rozumienie. Przepisy te powstały, aby chronić pracowników przed niekorzystnymi dla nich zmianami pracodawców i zapobiegać zmianom w ich warunkach pracy czy płacy (np. w procesach prywatyzacyjnych czy outsourcingu). W przypadku przekształcenia mamy do czynienia jedynie ze zmianą formy prawnej dotychczasowego pracodawcy.

Zagadnienie wzajemnej relacji przepisów art. 23¹ k.p. oraz regulacji dotyczących przekształceń są złożone (oraz niezwykle interesujące z punktu widzenia autora tego opracowania) jednak ich dokładne omówienie przekraczałoby ramy niniejszego tekstu – stąd też zostały tutaj jedynie zasygnalizowane.

Niezależnie od poglądów teoretycznych do kwestii pracowniczych należy podejść w sposób praktyczny. Z pewnością należy zadbać o przekazanie odpowiednio wcześniej pracownikom informacji o zmianach. Poziom zatrudnienia w przedsiębiorstwach jednoosobowych zwykle pozwala na bezproblemowe dotarcie z informacją indywidualnie do każdego z pracowników. W przedsiębiorstwach jednoosobowych zwykle nie działają związki zawodowe czy rady pracowników, co powoduje, że obowiązki informacyjne są mniej skomplikowane.

Pracownik i pracodawca po przekształceniu nie mają obowiązku zawierania aneksów do umów, w których zmianie ulegałby pracodawca. Niekiedy jednak, z praktycznego punktu widzenia i przejrzystości informacyjnej takie aneksy są zawierane, co nie jest błędną praktyką.

Zasada kontynuacji praw i obowiązków przez spółkę przekształconą ma również wpływ na prawa i obowiązki pracowników. Spółka przekształcona jest kontynuatorem podmiotowości przedsiębiorstwa przedsiębiorcy jednoosobowego, a więc w stosunkach pracy pracowników nie następują żadne zmiany. Wszelkie okresy zatrudnienia, staże pracownicze zasady pracy czy warunki płacowe nie ulegają zmianie. Nie ma więc miejsca sytuacja, w której przykładowo staż urlopowy w zakładzie pracy byłby liczony od początku w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Podobnie zmianie nie będą ulegały akty wewnętrzne takie jak regulamin pracy czy wynagradzania. W przypadku przedsiębiorców jednoosobowych, prowadzących działalność gospodarczą od wielu lat, takie akty były tworzone ze względu na obowiązującą do 2017 r. minimalną ilość 20 pracowników, która obligowała pracodawcę do posiadania regulaminu pracy i wynagradzania. Obecnie próg, od którego pracodawca musi posiadać regulaminy wewnętrzne to 50 pracowników.

3.4. KONCESJE

Zgodnie z cytowanym już art. 584² k.s.h. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością stanie się podmiotem koncesji, które zostały udzielone przedsiębiorcy jednoosobowemu, pod warunkiem jednak, że w treści koncesji nie zastrzeżono inaczej. Automatyzm przewidziany w tej regulacji nie oznacza jednak, że przedsiębiorca i przekształcona spółka nie muszą podejmować żadnych czynności. Przepisy szczególne, regulujące wydawanie poszczególnych rodzajów koncesji mogą nakładać na przedsiębiorcę dodatkowe obowiązki informacyjne, które muszą być wypełnione pod rygorem utraty koncesji.

W niektórych przepisach przekształcenie przedsiębiorcy może być związane z koniecznością wszczęcia procedury zmiany koncesji.

Należy bezwzględnie sprawdzić wymogi szczególne nałożone na przedsiębiorcę w związku z przekształceniem, ponieważ zwykle przepisy związane z wydawaniem danego rodzaju koncesji przewidują ściśle określone terminy.

4.ODPOWIEDZIALNOŚĆ W SPÓŁCE Z O.O.

Kwestią, jaka często pojawia się w przypadku przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę jest pytanie o to, jak wyglądają zasady odpowiedzialności wspólnika spółki (a więc jednocześnie jej byłego właściciela) i członków jej zarządu. Dla niektórych przedsiębiorców działalność w formie spółki jest czymś zupełnie nowym, podobnie jak jej struktura i zasady działania. Poniżej zawarto opis podstawowych zasad odpowiedzialności wspólników oraz członków zarządu spółki – a więc z praktycznego punktu widzenia zagadnień najbardziej interesujących właścicieli.

4.1. ODPOWIEDZIALNOŚĆ WSPÓLNIKÓW SPÓŁKI

Prowadzenie działalności gospodarczej nierozerwalnie łączy się z ryzykiem i odpowiedzialnością za zaciągnięte zobowiązania. W przypadku przedsiębiorcy jednoosobowego odpowiada on za zobowiązania całym swoim, gromadzonym przez lata majątkiem. W momencie przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę z o. o. sytuacja ta diametralnie się zmienia. Od tej pory to spółka z o.o. odpowiada za swoje zobowiązania jako odrębna osoba prawna. Wspólnicy spółki (czy też jednoosobowy wspólnik) nie odpowiadają za jej długi, nawet posiłkowo. (o wyjątku, związanym z solidarną odpowiedzialnością za długi powstałe przed przekształceniem przedsiębiorcy w spółkę w dalszej części opracowania).

Może się zdarzyć w praktyce, że wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu spółki – w przypadku spółek przekształcanych z jednoosobowych działalności gospodarczych jest to wręcz norma. W takim wypadku należy brać pod uwagę również zasady odpowiedzialności członków zarządu, szczególnie w przypadku pojawienia się stanu niewypłacalności spółki.

4.2. ODPOWIEDZIALNOŚĆ CZŁONKÓW ZARZĄDU SPÓŁKI

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest osobą prawną, której wszelkie sprawy prowadzone są przez jej zarząd. Zarząd może funkcjonować jako organ jednoosobowy lub też wieloosobowy. Regułą jest, że członkiem zarządu spółki, powstałej z przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego zostaje dotychczasowy przedsiębiorca jednoosobowy. Powód jest zawsze ten sam – chęć posiadania pełniejszej kontroli nad prowadzonym od lat biznesem.

4.2.1.Odpowiedzialność zarządu - prawo handlowe.

Zasadniczo członkowie zarządu spółki z o. o. nie odpowiadają za jej zobowiązania, jednak w wyjątkowych okolicznościach mogą oni taką odpowiedzialność ponosić, w szczególności na podstawie art. 299 kodeksu spółek handlowych.

W przypadku, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. Jest to pierwszy warunek przypisania członkowi zarządu odpowiedzialności za zobowiązania spółki.

Członek zarządu może się jednak uwolnić od tej odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że:

• we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości;
• we właściwym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu;
• niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy;
• pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody.

Powyższe oznacza, że członek zarządu spółki z o.o. musi stale kontrolować czy spółka nie spełnia kryteriów do ogłoszenia jej upadłości. Jeżeli pomimo pojawienia się stanu niewypłacalności członek zarządu nie zachowując staranności nie składa wniosku o upadłość a wierzyciele nie uzyskają zaspokojenia z majątku spółki – możliwe jest wytoczenie powództwa bezpośrednio przeciwko członkowi zarządu.

4.2.2.Odpowiedzialność zarządu - prawo podatkowe.

Mówiąc o odpowiedzialności zarządu za zobowiązania spółki musimy pamiętać, że taką odpowiedzialność przewidują przepisy prawa podatkowego tj. art. 116 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.).

Zgodnie z ordynacją podatkową za zaległości podatkowe spółki odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem członkowie jej zarządu, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna.

Członek zarządu może uwolnić się od tej odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że

• we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości;
• we właściwym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu;
• niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy;

Członek zarządu może również uwolnić się od odpowiedzialności osobistej, jeżeli wskaże majątek spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w znacznej części.

4.2.3.Odpowiedzialność zarządu - ubezpieczenia społeczne.

Członkowie zarządu mogą być również pociągnięci do odpowiedzialności za nieuregulowane składki na ubezpieczenie społeczne (najczęściej pracowników spółki).

Zasady odpowiedzialności za nieuregulowane składki zawiera art. 31 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 z późn. zm.), który odsyła w tym zakresie do wyżej już opisywanego art. 116 ordynacji podatkowej.

Warunkiem powstania takiej odpowiedzialności jest więc przede wszystkim bezskuteczność egzekucji składek. W konsekwencji takiej bezskuteczności Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydaje decyzję, w której określa osoby zobowiązane do zapłaty – tu członka zarządu.

5.ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA ZOBOWIĄZANIA PRZEDSIĘBIORCY JEDNOOSOBOWEGO

5.1. POWODY WPROWADZENIA ODPOWIEDZIALNOŚCI SPÓŁKI I PRZEDSIĘBIORCY JEDNOOSOBOWEGO

Przepisy przewidują odpowiedzialność przekształconej spółki za zobowiązania przedsiębiorcy. W braku takich przepisów przekształcenie przedsiębiorcy jednoosobowego byłby prostą furtką do pozbycia się długów. Wystarczyłoby bowiem dokonać przekształcenia jednoosobowego przedsiębiorcy, uzyskać wykreślenie z CEIDG i rejestrację nowego podmiotu aby pozostawić długi „przypisane” do jednoosobowej działalności gospodarczej osoby fizycznej. Ustawodawca przewidział jednak taką ewentualność, wprowadzając szczególne regulacje „uszczelniające”.

5.2. ODPOWIEDZIALNOŚĆ SPÓŁKI I PRZEDSIĘBIORCY I JEJ PODSTAWY

5.2.1.Odpowiedzialność przedsiębiorcy i spółki - prawo handlowe.

Zgodnie z art. 584¹³ kodeksu spółek handlowych, przedsiębiorca odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za swoje zobowiązania związane z prowadzoną działalnością gospodarczą powstałe przed dniem przekształcenia. Oznacza to, że ewentualny wierzyciel przedsiębiorcy jednoosobowego może dochodzić swoich roszczeń zarówno od osoby fizycznej, która była przedsiębiorcą jak i od spółki, która powstała w wyniku przekształcania.

Odpowiedzialność powyższa nie jest nieograniczona czasowo – zgodnie z wskazywanym tu przepisem odpowiedzialność było przedsiębiorcy trwa przez okres trzech lat, licząc od dnia przekształcenia. Oznacza to, że wierzyciele mają trzy lata, aby zdecydować się na dochodzenie swoich należności od byłego przedsiębiorcy. Po upływie trzech lat wierzyciele będą mogli kierować swoje roszczenia jedynie do spółki (o ile wcześniej nie ulegną one przedawnieniu).

Mechanizmem odpowiedzialności solidarnej objęte są zobowiązania, które powstały przed dniem przekształcenia. Wierzytelności, które powstały po dniu przekształcenia są związane z działalnością spółki i jedynie od niej mogą być egzekwowane.

5.2.2.Odpowiedzialność przedsiębiorcy i spółki - prawo podatkowe.

Zgodnie z ordynacją podatkową (art. 93a § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.)) jednoosobowa spółka kapitałowa powstała w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wstępuje w przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa przekształcanego przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, z wyjątkiem tych praw, które nie mogą być kontynuowane na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie spółek kapitałowych.

Oznacza to, że zaległości podatkowe przedsiębiorcy jednoosobowego staną się zaległościami podatkowymi przekształconej spółki.

5.2.3.Odpowiedzialność przedsiębiorcy i spółki - ubezpieczenia społeczne.

Podobnie, jak to ma miejsce w przypadku odpowiedzialności członków zarządu spółki za zobowiązania z tytułu składek, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych odsyła w poprzez art. 31 do ordynacji podatkowej (w szczególności do art. 93a, regulującego odpowiedzialność po przekształceniu – patrz wyżej).

6.JEDNOOSOBOWY ZARZĄD I JEDYNY WSPÓLNIK

6.1. INFORMACJE OGÓLNE

W przypadku przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. po dniu przekształcenia zarejestrowana zostaje spółka, której z reguły jednym udziałowcem oraz jedynym członkiem zarządu jest były przedsiębiorca jednoosobowy.

Powstanie tzw. jednoosobowej spółki z o.o. powoduje kilka niezwykle istotnych następstw, o których warto pamiętać, planując przekształcenie. Jednym z następstw przekształcenia jest z reguły pojawienie się szczególnych zasad reprezentacji jednoosobowej spółki z o.o.

Warto również zwrócić uwagę na kwestie związane z zawieraniem umów o pracę z członkami zarządu. Jest to kwestia istotna, ponieważ po przekształceniu w spółkę z o.o. właściciel, co zrozumiałe, jest zainteresowany uzyskiwaniem zysku ze spółki.

6.2. SZCZEGÓLNE ZASADY REPREZENTACJI SPÓŁKI

Zgodnie z art. 210 kodeksu spółek handlowych, w każdym przypadku czynności prawnej, dokonywanej pomiędzy jedynym wspólnikiem, który jest zarazem jedynym członkiem zarządu - czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. Dodatkowo, o każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Przepisy nakazujące stosowanie formy aktu notarialnego zostały wprowadzone z powodu ryzyka, że jednoosobowy właściciel i zarazem jedyny członek zarządu zawierałby faktycznie bez żadnej kontroli umowy „z samym sobą”, tak kształtując warunki umów, że dochodziłoby do szkody na rzecz spółki, która jest jednak odrębną od wspólnika osobą prawną i równoprawnym uczestnikiem obrotu gospodarczego.

Powyższe oznacza, że formy aktu notarialnego będą wymagać na przykład:

• kontrakt menadżerski pomiędzy jedynym członkiem zarządu a spółką;
• umowa najmu lokalu użytkowego, którego właścicielem jest członek zarządu;
• umowa najmu samochodu czy innych urządzeń, których właścicielem jest członek zarządu.

Wymóg formy aktu notarialnego powoduje, że zawieranie umów pomiędzy wyłącznym udziałowcem i jednocześnie jedynym członkiem zarządu staje się kosztowne. Należy przy tym pamiętać, że nie tylko zawarcie umowy będzie wymagało formy aktu notarialnego, ale także np. każdorazowy aneks już zawartej umowy będzie musiał być sporządzony w formie aktu notarialnego.

Istnieją dwa rozwiązania powyższej sytuacji: przekazanie udziałów osobie trzeciej lub powołanie dodatkowego członka zarządu.

6.2.1.Przekazanie części udziałów osobie trzeciej

Przekazanie części udziałów może zostać dokonane w drodze darowizny lub sprzedaży udziałów, co wiąże się jednak z koniecznością rozważenia następstw podatkowych tych czynności. Należy przy tym podkreślić, że wartość udziałów określa się nie na podstawie ich wartości nominalnej, ale na podstawie wyceny wartości spółki jako całości (m. in. wycena aktywów i pasywów).

6.2.2.Powołanie kolejnego członka zarządu spółki.

W przypadku, w którym spółka, w której udziałowcem jest tylko jedna osoba posiada wieloosobowy zarząd, nie stosuje się przepisów o szczególnej formie aktu notarialnego. Zastosowanie mają więc ogólne zasady reprezentacji spółki z o.o. w umowie z jej członkiem zarządu.

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza (rzadko stosowana) lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

6.3. UMOWY O PRACĘ Z CZŁONKAMI ZARZĄDU

Zagadnienie dopuszczalności zawierania z członkami zarządu umów o pracę wymagałoby odrębnego opracowania, jednak warto zasygnalizować tutaj, że nie będzie dopuszczalne zawarcie umowy o pracę pomiędzy spółką a członkiem zarządu, który jest jednocześnie jej jedynym udziałowcem.

Orzecznictwo, zwłaszcza w sprawach ZUS stoi konsekwentnie na stanowisku, że w sytuacji, w której wyłączny udziałowiec zawiera „sam ze sobą” umowę o pracę nie będziemy mogli mówić o podległości służbowej członka zarządu. Będąc jednocześnie jedynym właścicielem (udziałowcem) spółki taki członek zarządu wydawałby sam sobie polecenia służbowe. Cechą charakterystyczną umowy o pracę jest właśnie podległość służbowa w relacji pracodawca-pracownik a we wskazanym układzie członek zarządu – spółka byłaby ona po prostu iluzją.

Druga część opracowania: 

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. (część 2)