W drugiej części opracowania dotyczącego przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zajmiemy się poszczególnymi etapami procedury. Omówimy krok po kroku niezbędną dokumentację, podstawowe elementy umowy spółki. Zajmiemy się również kosztami, na które musi przygotować się przedsiębiorca, chcący dokonać z sukcesem przekształcenia. 

 Całość opracowania (część 1 i 2) mogą znaleźć Państwo w dziale "Publikacje do pobrania"

Link bezpośredni do opracowania:

(kliknij w ikonę ebooka)

Pierwsza część opracowania: Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. (część 1)

CZĘŚĆ 2 - ETAPY PRZEKSZTAŁCENIA

7.ETAPY PRZEKSZTAŁCENIA – OGÓLNY ZARYS PROCEDURY

Do przekształcenia jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością konieczne jest przejście przez następujące etapy procedury (podstawa prawna: art. 584⁵ kodeksu spółek handlowych):

• Etap przygotowawczy:
  • Obejmuje on sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta;
• Etap właścicielski:
  • złożenie oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy;
  • zawarcie umowy spółki – aktu założycielskiego;
  • powołanie członków organów spółki przekształconej – w tym przypadku jedynie zarządu spółki.
• Etap rejestracyjny:
  • Dokonanie w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
    
    

8.ETAP PRZYGOTOWAWCZY

8.1. SPORZĄDZENIE PLANU PRZEKSZTAŁCENIA WRAZ Z ZAŁĄCZNIKAMI

Zgodnie z art. 5847 kodeksu spółek handlowych plan przekształcenia powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.

Części składowe planu przekształcenia:

• projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy;
• projekt aktu założycielskiego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego;
• sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na dzień, o którym mowa w art. 5847 1 (a więc ponownie na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy

WAŻNE! Plan przekształcenia przedsiębiorcy sporządza się w formie aktu notarialnego. Do aktu notarialnego dołączane są wszystkie załączniki wymienione powyżej, w tym projekt umowy spółki.

Załącznikiem do planu przekształcenia są projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy oraz projekt aktu założycielskiego (umowy spółki). W późniejszym etapie procedury projekty te zamienią się w ostateczne oświadczenie przedsiębiorcy oraz umowę (akt założycielski) spółki.

W tym miejscu warto zaplanować dobrze przekształcenie przedsiębiorcy, zwłaszcza pod względem księgowym. Jest to szczególnie istotne, jeżeli planowane jest np. wnoszenie do docelowej spółki nieruchomości.

Zwykle majątek przedsiębiorcy przekształconego jest wyższy od kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która zostanie docelowo utworzona. W związku z tym punktu widzenia księgowego w momencie przekształcenia kapitał zakładowy spółki jest pokrywany majątkiem przedsiębiorcy jednoosobowego, natomiast pozostała wartość majątku zasila kapitał zapasowy spółki.

Warto również rozważyć kwestię związaną z ustrojami majątkowymi pomiędzy współmałżonkami. Trzeba bowiem pamiętać, że w zależności od ustroju majątkowego łączącego przedsiębiorcę z żoną lub mężem (ustrój wspólności lub rozdzielności majątkowej) należy w nieco inny sposób dokonać przekształcenia.

8.2. BADANIE PLANU PRZEKSZTAŁCENIA PRZEZ BIEGŁEGO REWIDENTA

Po sporządzeniu planu przekształcenia w formie aktu notarialnego niezbędne jest skierowanie do sądu rejestrowego właściwego dla siedziby przedsiębiorcy jednoosobowego wniosku o wyznaczenie biegłego rewidenta.

Na etapie przygotowawczym akt notarialny obejmujący plan przekształcenia nie jest przekazywany do sądu rejestrowego samodzielnie przez przedsiębiorcę. Niezbędne jest uprzednie zbadanie planu przekształcenia przez wyznaczonego przez sąd biegłego rewidenta, który wraz z opinią prześle plan przekształcenia sądowi.

W praktyce możliwe jest wcześniejsze (jeszcze przed sporządzeniem planu przekształcenia) złożenie wniosku o wyznaczenie biegłego rewidenta, którego przedsiębiorca wybrał samodzielnie. Takiego biegłego rewidenta wskazać można we wniosku, który składany jest do sądu rejestrowego. Ze względów proceduralnych oraz szybkości postępowania takie działanie jest rozwiązaniem optymalnym.

Biegły rewident może być wybrany z listy biegłych sądowych, może być również biegłym wyznaczonym przez sąd tylko do tego, wskazanego badania.

Plan przekształcenia przedsiębiorcy poddawany jest badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie jego poprawności i rzetelności. Na pisemne żądanie biegłego rewidenta przedsiębiorca przekształcany przedkłada mu dodatkowe wyjaśnienia lub dokumenty.

Biegły rewident, w terminie określonym przez sąd, nie dłuższym jednak niż dwa miesiące od dnia jego wyznaczenia, sporządza na piśmie szczegółową opinię i składa ją wraz z planem przekształcenia przedsiębiorcy sądowi rejestrowemu oraz przedsiębiorcy przekształcanemu.

W przypadku wyznaczenia wskazanego biegłego rewidenta na wniosek przedsiębiorcy termin ten zostaje znacząco skrócony. Biegły zawiera bezpośrednio z przedsiębiorcą stosowną umowę, na podstawie której określane jest jego wynagrodzenie.

Po zbadaniu planu przekształcenia biegły rewident przesyła opinię wraz planem przekształcenia sądowi rejestrowemu oraz przedsiębiorcy przekształcanemu.

9.ETAP WŁAŚCICIELSKI

9.1. OŚWIADCZENIE O PRZEKSZTAŁCENIU PRZEDSIĘBIORCY

Oświadczenie o przekształceniu powinno zasadniczo opierać się na projekcie, dołączonym do planu przekształcenia i określać co najmniej:

• typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca. W naszym przypadku będzie to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;
• wysokość kapitału zakładowego. Minimalny kapitał zakładowy to 5.000 zł. Minimalna wartość nominalna jednego udziału w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością to 50 zł.
• zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych możliwe jest przyznanie wspólnikom szczególnych uprawnień - w szczególności może to być: prawo powoływania lub odwoływania członków zarządu lub uprzywilejowanie co do prawa głosu. Przyznanie osobiście pewnych uprawnień może być ciekawym instrumentem zmierzającym do zagwarantowania właścicielowi przedsiębiorstwa kontroli nad przekształconą spółką.
• nazwiska i imiona członków zarządu spółki z o.o.

WAŻNE! Oświadczenie o przekształceniu przedsiębiorcy powinno zostać sporządzone w formie aktu notarialnego

9.2. ZAWARCIE UMOWY SPÓŁKI – AKTU ZAŁOŻYCIELSKIEGO

Umowa spółki (aktu założycielskiego) powinien opierać się na projekcie dołączonym do planu przekształcenia we wcześniejszej fazie procedury.

9.2.1.Podstawowe elementy aktu założycielskiego (umowy) spółki.

Zgodnie z artykułem 157 § 1 kodeksu spółek handlowych umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:

• Firmę spółki. Przez firmę spółki rozumie się jej nazwę. Zgodnie z art. 5843 kodeksu spółek handlowych w przypadku, gdy zmiana firmy przedsiębiorcy przekształcanego w związku z przekształceniem nie polega tylko na dodaniu części identyfikującej formę prawną spółki przekształconej, spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy, obok nowej firmy, z dodaniem wyrazu "dawniej" - przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.
• Siedzibę spółki. Siedzibą spółki jest zawsze miasto określone w umowie. Siedzibę spółki należy odróżnić od jej dokładnego adresu, pod którym działa. Zmiana adresu nie wymaga zmiany umowy spółki a jedynie stosownej uchwały zarządu.
• Przedmiot działalności spółki. Przedmiot działalności spółki określany jest poprzez podanie numerów PKD. W związku z kontynuacją działalności przedsiębiorcy jednoosobowego najczęściej przedmiot działalności spółki jest tożsamy z przedmiotem działalności przedsiębiorcy. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby go modyfikować.
• Wysokość kapitału zakładowego. Wysokość kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może minimalnie wynosić 5.000 zł, przy czym jednostkowa wartość udziału nie może być mniejsza niż 50 zł. Kapitał zakładowy spółki, która powstaje w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego z reguły jest jednak wyższy, co podyktowane jest chęcią utrzymania pewnego wizerunku biznesowego, najczęściej kojarzonego z wysokością kapitału zakładowego.
• Określenie czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest określenie, że wspólnicy mogą posiadać więcej niż jeden udział.
• Liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników.
• Czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest określenie czasu trwania umowy spółki jako nieoznaczony. Spółki z o.o. tworzone na zamknięte okresy są rzadkością a rozwiązanie takie jest najczęściej stosowane w przypadku tak zwanych spółek celowych.
  
  

Planując rozszerzenie zakresu działalności należy pamiętać o sprawdzeniu wymagań dotyczących odpowiednich kodów PKD. Niektóre z rodzajów działalności, wymagających wpisu do rejestrów, wymagają zawarcia w umowie spółki i wpisu do KRS odpowiednich kodów PKD (np. usługi agencji zatrudnienia, usługi transportowe, udzielanie pożyczek konsumenckich).

9.2.2.Dodatkowe elementy aktu założycielskiego (umowy) spółki:

• możliwe jest zawarcie ograniczeń co do zbywania udziałóww spółce oraz ich ewentualnego zastawiania. Wprowadzenie przepisów dotyczących ograniczenia zbywalności udziałów jest często stosowanym rozwiązaniem, które ma w przyszłości zagwarantować to, że spółka nie „wymknie się” spod kontroli jej właściciela;
• bardzo dobrym zapisem z praktycznego punktu widzenia jest klauzula umożliwiająca podwyższenie kapitału zakładowegobez zmiany umowy spółki. Bez zawarcia takiej klauzuli podwyższenie kapitału zakładowego wymagałoby zmiany umowy spółki w drodze aktu notarialnego oraz notarialnych oświadczeń objęciu udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym (co zwiększa koszty podwyższenia);
• zapisy wyłączające spadkobierców zmarłego wspólnika od wstąpienia do spółki.Zapisy takie służą przede wszystkim do zabezpieczenia interesów rodziny właściciela oraz nieprzerwanej działalności samej spółki w przypadku zdarzeń losowych;
• niektóre spółki już dziś zawierają postanowienia dotyczące elektronicznego sposobu głosowania nad uchwałami. W przypadku spółki jednoosobowej nie jest to jednak niezbędne;
• określenie trwania roku obrotowego spółki. W przypadku spółek zakładanych w drugiej połowie roku kalendarzowego, możliwe jest połączenie niepełnego roku kalendarzowego oraz następnego pełnego roku obrotowego.
  
  

9.3. POWOŁANIE CZŁONKÓW ORGANÓW SPÓŁKI PRZEKSZTAŁCONEJ

9.3.1.Członkowie Zarządu

Powołanie członków organów spółki przekształconej sprowadza się do powołania zarządu. Zarząd zgodnie z odpowiednimi postanowieniami umowy spółki może liczyć od jednej do kilku osób.

Najczęstszym rozwiązaniem w praktyce jest to, że dotychczasowy przedsiębiorca– osoba fizyczna zostaje prezesem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Nie ma prawnych przeszkód, aby członkami zarządu były również inne osoby fizyczne, decyzja co do poszczególnych osób musi być jednak podjęta odpowiednio wcześniej, ponieważ imiona i nazwiska członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinny znaleźć się już w fazie przygotowawczej w projekcie oświadczenia o przekształceniu.

WAŻNE! Nie może być członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatorem albo prokurentem osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego oraz w art. 587, art. 590 i art. 591 kodeksu spółek handlowych.

9.3.2.Prokurenci

Na tym etapie powstawania spółki warto również zastanowić się czy należy powołać w spółce prokurenta (lub też prokurentów). Powołanie prokurentów nie jest obowiązkowe, Może być jednak przydatne z punktu widzenia prowadzenia biznesu.

Prokura jest to rodzaj pełnomocnictwa handlowego, którego może udzielić podmiot wpisany do KRS. Prokura uprawnia dokonywania czynności (sądowych i pozasądowych) związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Prokurent nie może m. in. zbyć przedsiębiorstwa lub też zbyć lub obciążyć nieruchomości. Do tych czynności wymagane jest pełnomocnictwo szczególne.

Prokurenta można potraktować jako specjalnego pełnomocnika, który może zarządzać np. poszczególnymi częściami przedsiębiorstwa. Często zdarza się, że osoby obejmujące w spółce funkcje dyrektorskie są zarazem prokurentami i zajmują się przydzielonymi im zakresami działalności. Przykładowo prokurentem może być dyrektor finansowy lub dyrektor działu kadr i płac.

Zaletą funkcjonowania prokurentów w spółce jest możliwość odciążenia zarządu od takich czynności jak zawieranie pomniejszych kontraktów, zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę, reprezentacja przed organami kontrolnymi.

Prokurent jest powoływany uchwałą zarządu, natomiast odwołać go może niezależnie każdy członek zarządu.

Prokurenci mogą samodzielnie reprezentować spółkę (mówimy wtedy o tzw. prokurze samoistnej). Możliwe jest też powołanie kilku prokurentów z zastrzeżeniem, że mogą oni reprezentować spółkę jedynie łącznie (stosowany w praktyce, jednak rzadszy wariant).

Istnieje możliwość ustanowienia tzw. prokury łącznej niewłaściwej, umożliwiającej prokurentowi reprezentowanie spółki z udziałem członka zarządu. Bliższe opisanie tego wariantu przekracza jednak ramy tego opracowania.

Prokurent jest ujawniany w rejestrze KRS. W rejestrze widoczny jest również rodzaj udzielonej prokury.

9.4. KOSZTY PROCEDURY POPRZEDZAJĄCEJ REJESTRACJĘ

Na koszty procedury poprzedzającej skierowanie wniosku do sądu rejestrowego składają się głównie następujące pozycje:

• koszt sporządzania opinii biegłego rewidenta;
• koszty dwóch aktów notarialnych (planu przekształcania i oświadczania o przekształceniu);
• koszty obsługi prawnej i podatkowej przekształcenia (sporządzenie dokumentów, w tym profesjonalnego aktu założycielskiego spółki, bieżące doradztwo prawne oraz podatkowe).
  
  

10. ETAP REJESTRACYJNY

10.1.ZŁOŻENIE WNIOSKU O WPIS PRZEKSZTAŁCENIA

Po złożeniu wszystkich przewidzianych prawem oświadczeń oraz zawarciu umowy spółki konieczne jest złożenie wniosku o rejestrację przekształcenia do sądu rejestrowego – Krajowego Rejestru Sądowego.

Zgodnie z artykułem 584¹¹ kodeksu spółek handlowych wniosek o wpis przekształcenia do rejestru wnoszą wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej. W przypadku działania przez pełnomocnika pełnomocnictwo powinno być udzielone zatem przez wszystkich członków zarządu.

Obecnie wszystkie wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego kierowane są poprzez system informatyczny (PRS - Portal Rejestrów Sądowych).

Od strony technicznej, w przypadku reprezentacji przed KRS przez pełnomocnika oryginały dokumentów (wyjątkiem są akty notarialne) są skanowane i przysłane do sądu za pośrednictwem systemu PRS. (autor tego opracowania preferuje korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego do tego celu).

Możliwe (a nawet wskazane) jest korzystanie przez przedsiębiorcę jednoosobowego z kwalifikowanego podpisu elektronicznego przy sporządzaniu dokumentów spółki i kierowanych do sądu rejestrowego. Dokumenty podpisane podpisem kwalifikowanym podpisem elektronicznym są równoważne dokumentom sporządzonym w zwykłej, papierowej formie.

Dokumenty sporządzone w formie aktów notarialnych (z pewnymi wyjątkami) zawierają specjalne numery rejestru CREWAN (Centralny Rejestr Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych), które wskazuje się przy kierowaniu do sądu rejestrowego.

Z uwagi na znaczne obciążanie sądów rejestrowych przewidywany okres oczekiwania na wpis może wynosić minimum jeden miesiąc. Ze względów organizacyjnych możliwe jest również wykorzystanie możliwości jaką daje wnioskowanie o tzw. wpis celowany. Wpis przekształcenia (a więc również utworzenie spółki z o.o. i rozpoczęcie jej działalności jako odrębnego przedsiębiorcy) w określonym dniu jest często zasadny ze względów głównie podatkowych i sprawozdawczych.

10.2.KOSZTY WNIOSKU O WPIS PRZEKSZTAŁCENIA

Opłata za wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do KRS wynosi 500 zł plus 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Opłatę wnosi się elektronicznie, podczas procedury rejestracyjnej.

W przypadku korzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika należy doliczyć również koszty opłaty skarbowej od udzielonego pełnomocnictwa w wysokości 17 zł.

10.3.WYKREŚLENIE PRZEDSIĘBIORCY Z CEIDG

Wykreślenie przedsiębiorcy jednoosobowego CEIDG nie następuje automatycznie. zgodnie z art. 15 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 541) przedsiębiorca jest obowiązany złożyć wniosek o jego wykreślenie z CEIDG w przypadku zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej lub przekształcenia przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 5 ust. 2 pkt 12 ustawy (przekształcenie przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową).