Kodeks pracy regulując stosunki pracy zajmuje się nie tylko prawem pracy indywidualnym (a więc dotyczącym konkretnego pracownika) ale także zbiorowym prawem pracy, które określa zasady uczestnictwa pracowników w życiu zakładu pracy. Polskie prawo pracy wychodzi z założenia, że zakład pracy to nie tylko wyłączna własność pracodawcy, ale przede wszystkim zbiorowość pracowników, którzy powinni mieć wpływ na pewne sfery, które bezpośrednio ich dotyczą. Przepisy w wielu miejscach wskazują na instytucję przedstawicieli pracowników – warto więc zastanowić się kim są przedstawiciele i jak ich wybierać.

Myślenie o zakładzie pracy jako o „zbiorowości” kodeks realizuje przede wszystkim poprzez związki zawodowe, które są uznaną platformą dialogu pomiędzy pracodawcą i jego pracownikami. W zakładach pracy, zwłaszcza tych mniejszych, z reguły nie funkcjonują związki zawodowe – dlatego ustawodawca daje pracownikom alternatywną formę samorządności w postaci przedstawicielstwa pracowników.

Jednym ze źródeł, z których wywodzi się instytucja przedstawicieli pracowników jest konwencja nr 135 Międzynarodowej Organizacji Pracy, ang. ILO). W konwencji tej znajdziemy również definicję „przedstawicieli pracowników”:

„Artykuł 3. W rozumieniu niniejszej konwencji określenie "przedstawiciele pracowników" oznacza osoby, które są uznane za przedstawicieli pracowników przez ustawodawstwo lub praktykę krajową, niezależnie od tego, czy są one:

a) przedstawicielami związków zawodowych, a mianowicie przedstawicielami mianowanymi lub wybranymi przez związki zawodowe lub przez członków związków zawodowych albo
b) przedstawicielami wybranymi, a mianowicie przedstawicielami, którzy są wybierani w wolnych wyborach przez pracowników przedsiębiorstwa, zgodnie z przepisami ustawodawstwa krajowego lub układów zbiorowych, i których funkcje nie obejmują działalności uznanej w danym kraju za wyłączną prerogatywę związków zawodowych”.

W polskim prawie  pracy przedstawiciele pracowników i ich prawa zostali unormowani w szeregu przepisów. Ich kompetencje można pokrótce wymienić:

• porozumienie o czasowym zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy - art. 9(1) k.p.;
• zawarcie porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami – art. 23(1a) k.p;
• monitoring pomieszczeń sanitarnych - art. 22(2) k.p.;
• konsultacja regulaminu w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej  - art. 67(20) par 4 k.p. (wejście w życie 7.04.2023 r.)
• wprowadzenie systemu przerywanego czasu pracy - art. 139 k.p.;
• przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy oraz wprowadzenie ruchomego czasu pracy - art. 150 k.p.;
• opracowywanie wykazu prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym - art. 151(7) k.p.;
• obowiązek konsultacji z pracownikami kwestii, które dotyczą bezpieczeństwa i higieny pracy - art. 237(11a) k.p.;
• udział w pracach komisji bezpieczeństwa i higieny pracy - art. 237(12) k.p.;

Poza Kodeksem pracy przedstawiciele pracowników pojawiają się jeszcze w kilku najistotniejszych sytuacjach:

• obowiązek konsultacji z przedstawicielami pracowników zamiaru przeprowadzenia zwolnienia grupowego;
• konsultacja z przedstawicielami pracowników regulaminu zwolnień grupowych;
• uzgodnienie z przedsiawicielem wysokości odpisu na ZFŚS lub uzgodnienie, że pracodawca nie tworzy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i nie wypłaca wynagrodzenia urlopowego (ściślej - uzgodnienie stosownych postanowień do regulaminu wynagradzania)

Zarówno kodeks pracy, jak i pozostałe przepisy milczą na temat tego, jak przedstawiciele pracowników mają zostać wyłonieni.

W związku z wprowadzeniem do polskiego systemu prawa pracy interesujący, choć nie zawsze spójnych rozwiązań mających na celu z przeciwdziałaniem COVID-19 kompetencje przedstawicieli pracowników zostały „wzbogacone” o możliwość zawarcia porozumienia w sprawie określenia warunków i trybu wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy (art. 15g ust. 11 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych).

Również wskazywana ustawa zasadniczo milczy na temat tego, jak szczegółowo mają wyglądać wybory przedstawicieli pracowników.

Jak wybrać przedstawicieli?

Kodeks pracy i przepisy ustawy z dnia 2 marca 2020 milczą na temat organizacji wyborów przedstawicieli. Kodeks pracy oraz inne ustawy czasem wskazują, że wybór przedstawicieli pracowników ma odbyć się „w trybie przyjętym u danego pracodawcy”. Mając na uwadze dotychczasowe orzecznictwo możemy wskazać kilka kluczowych zasad tak przeprowadznych wyborów:

• przedstawiciele pracowników są określani w liczbie mnogiej, zatem należy przyjąć, że przedstawicieli powinno być co najmniej dwóch/dwoje;
• Podstawowym i częstym błędem pracodawców jest narzucanie pracownikom konkretnych osób, jako przedstawicieli pracowników. Pracodawca jest uprawniony najwyżej do określenia trybu wyborów (a więc ram organizacyjnych), nie może natomiast narzucić pracownikom osób, które zostaną ich przedstawicielami – działanie takie mogłoby mieć poważne i bardzo niekorzystne skutki;
• Nie ma przeszkód, aby to pracodawca był inicjatorem przeprowadzenia wyborów przedstawicieli – w praktyce jedynie znikomy odsetek pracowników zakładów pracy samodzielnie wychodzi z inicjatywą powołania przedstawicielstwa.

Wybory przedstawicieli pracowników powinny spełniać kilka wymogów, które są wypracowane przez praktykę prawa pracy. Żaden przepis kodeksu pracy nie precyzuje bowiem minimalnych warunków wyborów.

Zgłaszanie kandydatów

• To pracownicy powinni mieć wyłączną inicjatywę we wskazywaniu kandydatów na przedstawicieli – pracodawca nie może ich w tym wyręczać;
• Z uwagi na wskazaną zasadę reprezentacji kilkuosobowej – kandydatów powinno być co najmniej dwóch;
• Warto wskazać, że w dużej części przypadków pracownicy są nieświadomi możliwości wyboru przedstawicieli lub też pozostają wprost bierni, nie interesując się tego typu sprawami. Nic nie stoi na przeszkodzie aby pracodawca (bez nacisków i wpływów na wybory) zainicjował ich przeprowadzenie i poprowadził procedurę. Niekiedy bowiem do prawidłowego przeprowadzenia wyborów niezbędne jest wsparcie merytoryczne, którego tylko pracodawca może udzielić.

Warunki techniczno-organizacyjne wyborów

• Wybory powinny umożliwiać oddanie głosu wszystkim pracownikom zakładu (jest to szczególnie istotne np. w zakładach pracy stosujących pracę zmianową);
• Zasadniczo nie ma przeszkód aby wybory zorganizować w formie elektronicznej tzn. takiej, w której ogłoszenie o wyborach, kandydaci jak i głosy byłyby rejestrowane w formie elektronicznej. Coraz większa ilość pracodawców wdraża wewnętrzne systemy pracownicze typu intranet – mogą one posłużyć za platformę, na której organizowane mogłyby być wybory. Trzeba jednak pamiętać, że pracodawca w niektórych sytuacjach powinien umieć wykazać, że pomimo zorganizowania wyborów nie wyłoniono żadnego kandydata (taka sytuacja zdarza się w praktyce). Z tego też względu należałoby rozważyć w przypadku wyborów elektronicznych funkcjonowanie komisji wyborczej.

Podstawowe zasady wyborcze

• Wybory powinny być tajne – najczęściej jest to realizowane poprzez wprowadzenie kart do głosowania, choć każdy sposób zapewnienia oddania przez pracownika tajnego głosu powinien być wystarczający;
• Równość głosów – każdy pracownik ma jeden głos;
• Generalnie postuluje się przeprowadzanie wyborów bezpośrednich, a więc takich, w których pracownicy głosują na konkretnego kandydata – w odróżnieniu od wyborów pośrednich, w których najpierw głosuje się na „elektorów”, którzy następnie głosują na przedstawicieli. Żadne przepisy nie zakazują przeprowadzania wyborów pośrednich, jednak wobec bardziej skomplikowanej procedury oraz zasadniczo słabszego oddania woli wyborców nie zaleca się przeprowadzania wyborów pośrednich,
• Wolność wyboru – pracownicy dokonujący wyboru swoich przedstawicieli powinni być wolni od nacisków pracodawcy. W mojej ocenie nie zabrania to jednak np. uczestnictwa w komisji wyborczej przedstawiciela pracodawcy.

Wyniki wyborów

Bardzo ważnym elementem jest formalne zakończenie wyborów i sporządzenie protokołu końcowego, w którym zostanie stwierdzony wynik wyborów. W sytuacji, w której wybory nie zakończyły się wyłonieniem przedstawicieli pracowników protokół taki będzie podstawowym dokumentem, który zabezpieczy pracodawcę. W wielu sytuacjach (np. postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych lub postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu) pracodawca nie mógłby w ogóle dokonać określonych czynności w sytuacji braku przedstawicieli pracowników. Jednocześnie pracodawca nie może po nosić negatywnych następstw bierności swoich pracowników, którzy pomimo stworzenia im takiej możliwości nie wybrali przedstawicieli. Protokół z wyników wyborów, które pomimo przeprowadzenia nie dały rezultatu będzie tutaj jedynym rozsądnym rozwiązaniem, które da pracodawcy możliwość wprowadzenia zmian, które wymagają partycypacji przedstawicieli.

Specyfika COVID-19

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych wprowadziła pewne modyfikacje do zasad reprezentacji pracowniczej i wyborów przedstawicieli pracowników. Zgodnie bowiem z art. 15g ustawy z dnia 2 marca 2020 r. jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa; w przypadku trudności w przeprowadzeniu wyborów przedstawicieli pracowników z powodu COVID-19, w szczególności:

• wywołanych nieobecnością pracowników,
• trwającym przestojem;
• wykonywaniem przez część pracowników pracy zdalnej,

porozumienie to może być zawarte z przedstawicielami pracowników wybranymi przez pracowników uprzednio dla innych celów przewidzianych w przepisach prawa pracy.

Zgodnie więc z ustawą, przedstawicieli pracowników mogą tylko w drodze wyjątku zostać, przedstawiciele, którzy zostali wybrani do innego celu. Postanowienie to duże znaczenie dla praktyki sprawnego zarządzania kryzysem, jednak zawiera w sobie również pewne ograniczenia, w tym wzmacniają stanowisko przemawiające za tym, że wybory zasadniczo powinny być przeprowadzane „fizycznie”, na terenie zakładu pracy (skoro uznają jednoznacznie pracę zdalną za przeszkodę do przeprowadzenia wyborów). Nie wydaje się jednak żeby przepisy jednoznacznie i stanowczo zabraniały stosowania narzędzi informatycznych do przeprowadzania wyborów przedstawicieli.

Regulamin pracy zdalnej

W dniu 7 kwietnia 2023 r. wchodzą w życie zmiany kodeksu pracy obejmujące w szczególności pracę zdalną, która zastąpi znaną (choć niestosowaną) pracę zdalną a także usankcjonują stosowaną od lat praktykę tzw. home office. Pracodawcy będą mogli stosować w zakładach pracy pracę zdalną (w formie stałej i okazjonalnej). Duża część pracodawców zdecydowała się na stosowanie w zakładach pracy zdalnej - w związku z czym w większości będą oni regulować zasady takiej pracy w regulaminach pracy zdalnej, które zgodnie z art. 67(20) par. 4 k.p. będą musiały zostać skonsultowane ze stroną pracowniczą. W przypaku pracodawców, u których nie funkcjonują związki zawodowe taka konsultacja będzie się odbywała z przedstawicielami pracowników. Należy tutaj zwrócić uwagę, że regulamin pracy zdalnej nie wymaga uzgodnienia (a więc akceptacji wszystkich postanowień przez stronę pracowniczą) a jedynie odbycia konsultacji, co do zasady nie wiążcych dla pracodawcy, który może ale nie musi brać pod uwagę zdania przedstawicieli. 

autor: Adam Małycha, radca prawny